なぜ販売管理が事業者に必要なのかを解説します。経営者である以上、販売管理のメリットや重要性を知っておくことは大切なことです。この記事を読むことで、なぜ販売管理が会社の成功に必要なのかを知ることができます。それでは、続きをお読みください。
販売管理とは何か
販売管理では「いつ・どこで・誰に・何を・なぜ・どのように・いくつ・いくら」で販売し、代金の回収を行うかを管理することになります。製品の販売だけでなく、製造前の仕入や在庫の管理、顧客データの管理のほか、請求や代金の回収も対象です。情報を正確に管理することで製造コストに見合う利益を上げられるか、最終的な利益についても把握しやすくなります。
販売管理を行うメリット
商品の販売だけでなく、生産前の仕入れ、在庫管理、顧客情報の管理、請求や代金回収まで、多岐にわたります。情報を適切に管理することで、製造原価に見合った利益が得られるかどうかの見極めが容易になり、最終的な利益の確定も容易になります。また、販売、製造、マーケティングなど各プロセスを管理することで、納品や発注のタイミングを確認しやすくなります。また、定期的に発注する資材については、発注状況に応じて購入数を調整することで、不要な在庫を持たず、保管コストを削減することができます。さらに、すべての情報を一元管理できる環境が整えば、部門を超えた情報の確認が可能になり、うっかりミスや重複作業などのヒューマンエラーを防止し、仕事の質を向上させることができます。
販売管理の流れ
販売管理は、各販売を完了するために、さまざまな業務や部門間の連携が必要です。受注、出荷、請求、購買、在庫などの管理も含まれます。ここでは、販売管理の全体的な流れを見ていきましょう。
見積管理
お客様に商品の金額、数量、納期を提案するために、まず見積書を作成し提出します。見積書は一度提出したら終わりではなく、お客様との交渉が必要な場合や、他社と競合する場合は何度も提出することがあります。
契約管理
製品の保証、免責事項、納期、支払いなどの販売条件をまとめた取引書類に購入者が同意することで取引が成立する。また、お客様との最初の取引では、お客様の情報を登録・管理します。
出荷管理
出荷指示書を作成し、担当者に出荷情報を周知徹底させ、納期に合わせて梱包を行う。これらの出荷作業に加え、納品に必要な書類の作成、発送の手配も必要です。
納品管理
お客様のご注文品が正しく納品された場合、領収書に確認印を押して納品完了となります。納品は、営業担当者または配送担当者が直接お客様にお届けする場合と、配送業者を経由してお届けする場合があります。製品の保守・管理サービスを提供する場合は、納品した機械の部品構成や保守部品を管理システムに登録します。
請求管理
お客様に請求する金額を決定した後、請求書を発行しています。請求書は、一定期間内に完了した取引について、取引条件に基づき作成・送付される。納品ごとに支払いが発生する場合は、請求書の締切日に関係なく請求書を発行する必要があります。
発注管理
売買契約が成立したら、次は注文書を作成する。この注文書には、必要な商品の数量や納品場所などの情報を記載する必要があります。発注書をサプライヤーに提出し、サプライヤーから受領書を受け取ると、発注は完了したものとみなされます。
入荷管理
材料が納品されたら、必ず検収を行います。数量はもちろん、キズや汚れなどの不具合がないかを確認します。その後、仕入伝票を作成し、経理部門に提出します。経理部はその金額を買掛金として計上し、在庫は在庫台帳に記録する。
販売管理業務の問題点
特に、営業チームが見積書や請求書を発行するために異なるソフトウェアを使用している場合、販売管理は複雑なプロセスになる可能性があります。顧客ごとに見積書や請求書のフォーマットが異なる場合、すべてを把握することは非常に困難です。さらに、電子メールやファックスで注文を受けると、すべてのデータをシステムに入力するのに多くの時間と労力を要しますし、データが多ければ多いほど、ミスをする可能性も高くなります。手戻りが多くなると、業務効率が低下してしまいます。
業務を改善するには販売管理システムを導入
販売管理システムは、「正確な情報管理」と「業務効率の向上」を実現します。顧客情報を簡単に検索・抽出できるシステムを導入することは、資料や事務処理に費やす工数を削減する上で非常に重要です。また、リピート商品については、過去の実績を参照できることで、適切な販売価格の決定が容易になります。このように、データを一元管理できる販売管理システムは、全社的な情報を把握し、迅速な意思決定を行うために最適なシステムなのです。
まとめ
販売管理では、材料や製品などの「モノの流れ」と、発注や請求などの「カネの流れ」の両方を管理する必要があります。いつ、何を、いくらで仕入れて売ったのか、すぐに確認できる仕組みをつくることで、利益も把握しやすくなります。現状を正しく把握し、業務改善につなげるために、販売管理に取り組んでいきましょう。
