受注管理とは?どういった業務をしているの?

受注管理とは?どういった業務をしているの? 販売管理
受注管理とは?どういった業務をしているの?

受注管理は、顧客やビジネスパトロンからの注文を調達し、発送する業務のことです。
注文の管理には、見積書の作成、社内装置への投入、発注書の作成など、いくつかの作業がありますが、いずれも正しい方法で行う必要があります。こちらの記事では具体的にどういった作業が発生するのかをご紹介していきます。

受注管理とは?

受注管理とは、顧客や購買企業からの注文を受け、発送するまでの手続きを統括・管理する業務のことを指します。
従来は、主に発注書を受け取るまでの活動を指していましたが、最近では、受注から納品まで利用範囲が広がり、さまざまな事業者が業務範囲を広げています。
特にB2Bビジネスでは、見積もりから新規顧客との契約締結までを指すこともあります。

受注管理の業務の流れ

つづいて、一般的な受注管理のプロセスを見ていきましょう。受注管理業務は以下の内容が主な業務内容になります。

見積作成

BtoCとは異なり、BtoB事業では、仕様や規制に応じて販売レートを変えるのが一般的です。取引実績、取引品質、発注商品数に見合った見積書を提示します。
時には、一度の見積もり提示で済む場合もありますが、他の事業者と競合する場合は、複数の金額を入札する必要がある場合もあります。

契約締結

提示された金額やその他の交換条件が一致すれば、正式な契約となります。
契約書に署名する前に、装置保証、納期、支払い方式、期日などを綿密に確認し金額以外でも、相違があると、将来的に困ることが多くなってしまいます。

注文の内容確認

契約が承認され、依頼が受理された後、注文内容を記録していきます。
この情報は、製造部門と在庫管理担当者に配布され、配送を開始するために使用されます。
初めて取引するお客様には、契約書と同時に購入者の情報を記録し、管理します。
従来は、この段階で受注監視を行っていたが、現在は、その後の段階も受注管理業務の範疇となっています。

在庫確認と納期連絡

契約が成立したら、次は在庫を確認します。
足りなければ、生産部門や発注部門の力を借りて、必要なものをそろえる必要があります。

そして、いつ納品できるかを見極め、クライアントに連絡をし納品することまで見届ける必要があります。

受注伝票と注文請書の作成

正確な納期が決まると、注文書と注文請書が作成します。
受注伝票は、お客様の製品名や送付先などを社内向けに記載した書類です。
注文請書は、注文内容を受理したことを明示するために顧客に提出する書類です。
注文請書の作成は法律で義務づけられているわけではないのですが、煩雑さやミスを減らすためには作成したほうがよいとされています。

受注管理を効率化する方法

上記で述べた通り、受注管理業務は多岐にわたるため、アナログで人海戦術で対応していると、従業員が疲弊し、ミスも多くなります。そこで受注管理システムを導入して業務の効率化を図ることをおすすめします。

業務がオートメーション化となる

発注管理システムは、発注管理に関わる多くの業務を機械化することができます。
機械化することで、人的ミスはもちろん、負荷が軽減され人件費を削減することができます。また、余分な手順を省くことで、運搬にかかる時間を短縮することができます。

手配の実行にはコストがかかりますが、「業務の高度化」と「コストの削減」を考慮すると、予算的にも有利です。また、アナログ制御と比較して、確認漏れなどの失態を防止することができます。

様々な発注にも対応

受注管理システムを導入することで、受注管理に関わる様々な業務を自動化することができます。
作業を自動化することで、人的ミスを減らすだけでなく、作業負担を減らすことで人件費を削減することができます。
また、非生産的な工程を省くことで、納品完了までの時間を短縮することも可能です。

システムの導入には金銭的なコストがかかりますが、”業務改善 “や “コスト削減 “という観点からは、その対価に見合うだけの価値があります。
さらに、従来の管理と比較すると、確認作業を省略するなどのミスのリスクを根絶することができます。

他のシステムと連携できる

受注管理システムは、現在のシステムと相互運用することができる。例えば、在庫管理システムと接続することで、購入者が商品を注文した際の在庫状況を観察することができます。
さらに、販売管理システムや帳簿システムと構成することで、発注結果を公表する必要をなくすことができます。

ただし、現場システムとの連携は、製品によって大きく異なることを考慮する必要があり、場合によっては、自分たちで構築して連携させなければならないこともあるのです。

まとめ

受注管理業務は、受注と納品までを担当するため、重要な任務となります。
そのため業務の手順について、今一度、しっかりと確認していただければと思います。

受注管理は、多くの担当業務から構成されているため、手作業で行うと時間がかかり、ミスも発生しやすいです、
そこで、受注管理システムの導入することで作業を自動化することをお勧めしています。

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