販売管理ソフトに興味をお持ちの方にむけて、一からご説明します。まず、はじめに。「販売管理ソフトとはいったい何なのか？さらに、「どんな機能があるのか」「導入するとどんなメリットがあるのか」を解説していきます。
販売管理ソフトとは？
販売管理ソフトとは、企業が注文を受けてから製品を納品するまでの販売業務を、財務的・物質的に効率よく管理・運用するためのソフトのことを指します。具体的には、販売管理、在庫管理、購買管理などの機能が含まれます。ようするに最初の注文から顧客が商品を受け取るまで、資本と商品の両方の循環を効果的に調整・管理できます。
販売管理ソフトの主な機能
次に、販売管理ソフトの機能面を中心に説明します。販売管理ソフトを導入することで、業務効率の向上、ミスの減少、データの効率的な活用など、さまざまなメリットを得ることができます。販売管理ソフトは、業種や組織によって、その目的を達成するためのさまざまな機能を備えています。一般的には、「販売管理機能」「在庫管理機能」「購買管理機能」の3つがあります。
販売管理機能
まず、財務の指揮をとる「販売管理」の仕組みについてです。商売の業種・業界にかかわらず、すべてのビジネスには投資が必要であり、お金の流れによって、いくらで売るかの定量化、受注時の受注番号の管理、納品完了後の請求書の発行や代金の受け取りが可能になります。主な機能としては、見積もり、受注管理、請求管理、完工管理などがあります。従来は、見積もり段階で商品の種類や数量、金額などを把握しても、受注管理・請求管理の段階で再度手入力・精査する必要がありました。また、注文内容に変更があった場合にも、同様の手順で再確認する必要がありました。
しかし販売管理ソフトの導入は、見積もりから請求書管理までのプロセスを一つのシステムに同化させる可能性を持っています。これにより、手間のかかる修正・確認作業が不要になるだけでなく、労働集約度も下がります。
在庫管理機能
在庫管理は、商品の処理能力を管理するために不可欠な機能です。例えば、メーカーが部品を組み立てたり、購入したりする場合、その部品が不足したり、過剰になったりしないよう、適切な供給量を維持することが必要があります。そのためには、製造した商品の出荷量と在庫量を常に把握する必要があり、従来は、受注管理部門から在庫確認や納品指示を受けることでしか状況を把握することができなかったのですが、販売管理ソフトでは受注レベルの情報を検知し、早期の出荷指示や在庫量の調整を可能にすることが出来ます
業務の効率化だけでなく、組織運営にも役立ちます。例えば、販売傾向から需要の高い商品を並べたり、季節ごとに人気のある商品を販売したりすることも可能です。
購買管理機能
メーカーや卸売業者にとって、仕入れは在庫管理とともに考慮しなければなりません。このプロセスでは、商品とお金の流れを顧客が管理することになります。従来受注、在庫確認、仕入れを独自に行っていましたが、効率的な販売管理ソフトにより、人気のある商品を現在の市場価格で仕入れることができるなどの機能があったり、また、必要な入力や確認時間を短縮することで業務効率を高めるだけでなく、支払管理機能を搭載することで、見積もりや注文、支払いなどの業務をお客様側で行う必要がなくなります。
販売管理ソフトのメリット
販売管理ソフトの最初の利点は、労力の軽減です。販売管理には、商品、納期、品目、請求額、支払額、在庫状況、原価など、膨大なデータを管理する必要があり、これらの情報は各部門間で共有されなければいけません。。連絡方法は、電話、電子メール、エクセル、個別システムなど多岐にわたり、常にデータを入力しなければならない業務が多いのです。さらに顧客に対しても見積書、注文書、検収書、請求書など、発行するものは数多く、その都度、承認を得る必要がありました。また、お客様の要望と異なる場合は、最初から手続きをやり直さなければならず、面倒で無駄な時間が多くありました。
そこで、販売管理システムを導入することで、自動化による時間短縮を実現することができます。例えば、商品名、商品コード、販売価格、原価、在庫状況などの項目は、登録後、ボタンをクリックするだけで簡単に検索することができます。さらに、部門間でシームレスにデータが共有されるため、万が一ミスがあった場合でも確認作業が不要になります。その結果、必要な作業量を削減し、効率性を強化することができます。
まとめ
販売管理ソフトは、企業内のお金や商品の流れを効率的に調整するためのシステムです。顧客から提供された情報を複数の部署で共有し、リアルタイムに活用することで、業務の最適化やミスの大幅な削減を実現します。また、「いつ、何が、どれだけ売れたか」という情報が行き渡ることで、迅速な在庫管理から商品の仕入れ、販売まで、データに基づいた経営機能を効果的に発揮することができる。このように多くのメリットがあるが、自社に合ったシステムを慎重に検討することが必要ですので、比較検討されることをお勧めします。
