受注・決済・出荷の管理業務に負担を感じている方も多いのではないでしょうか。そのような方には、受注管理システムの利用をおすすめします。受注管理システムを利用することで、受注業務を効率化することができ、ミスを防ぐことができます。
受注管理とは
受注管理とは、消費者や顧客企業からの注文の受注・出荷・配送を管理する一連の業務のことです。例えば、BtoBビジネスでは、新規顧客に対して価格を提示する「見積もり」や、顧客と契約を結ぶ「取引契約の締結」も受注管理の仕事になります。また、在庫管理、商品の梱包・発送、納期を守るためのトラッキングなどの業務も受注管理に含まれることがあります。
企業の規模によっては、このプロセスが非常に複雑になってしまいますので、いかに効率的に処理することが重要になります。
受注管理の主な業務
それでは受注管理の主な業務をみていきましょう。
見積作成
顧客からの注文内容を確認したら見積書を作成します。そして、取引実績や取引内容を加味して算出した金額を見積書として提出します。
契約の締結
見積価格と取引条件に同意されたら、注文を確定し、契約を締結する。ただし、契約締結の前に、製品の保証期間や納期、支払い方法や支払い期限などを確認し、後々のトラブルを避けることが必要です。
注文・在庫確認
ご注文確定後、内容を確認し、初めてお取引をされる相手は、顧客様情報の登録をします。ご注文の登録が完了すれば、在庫を確認し、納品可能な時期を先方へ伝えます。在庫がある場合は、出荷準備を行い、在庫がない場合は、生産部門や発注部門と連携して必要な在庫の準備をします。
受注伝票・注文請書の作成
注文書は、注文を記録するために、注文書に基づいて作成・保管し、受注伝票をもとに、先方に注文の受領を報告するための「受注書」を作成します。領収書の発行は義務ではありませんが、取引上のトラブルや間違いに備えて作成することをお勧めします。
受注管理システムのメリット
これまで手作業で行っていた作業を受注管理システムで自動化することで、誤字脱字や転記ミスなどのヒューマンエラーをなくすことができます。さらに、作業の自動化により、作業時間が大幅に短縮されるため、人件費の削減にも貢献します。また、在庫管理システムを選択する際には、他の既存システムとの互換性があるかどうかも考慮する必要があります。そうすることで、様々なプロセスを自動化することができ、時間の節約や納期の短縮が可能になります。複数のネットショップの受注管理が必要な場合にはおすすめです。
受注管理システムの選ぶポイント
受注管理システムなどの業務効率化ツールを導入することで、受注管理の非効率性を解消することができます。取引先が多い場合や、受注管理を担当する社員が少ない場合は、こうしたツールの導入が不可欠です。最後に、受注管理業務の効率化を検討されている方に向けて、ツール選定のポイントを3つご紹介します
会社の目的に合っているか
適したシステムは、ビジネスの種類や規模によって異なります。例えば、ユーザー数が多いほど料金が高くなるシステムもありますので、機能や料金をよく確認する必要があります。また、受注管理のプロセスは業種によって異なることが多いので、自社のニーズに合ったシステムであるかどうかも確認する必要があります。事前にシステムの設計や導入事例を調査した上で、自社に合ったシステムを選びましょう。
誰でも使える簡単さ
たとえツールの機能が充実していても、従業員が使いにくければ、導入は失敗する可能性が高いです。特に、受注管理における操作ミスは、その後の発注や在庫管理に影響し、お客様に直接ご迷惑をおかけする可能性があります。無料トライアルなどのサービスを利用して、ツールの操作感を確認することをお勧めします。
他のシステムと連携できるか
受注管理はビジネスプロセスのほんの一部に過ぎません。在庫管理など、他の多くのタスクも並行して行う必要があります。したがって、受注管理だけに特化したツールではなく、多くの異なる業務を一括して管理できるツールを選択するのがベストです。
まとめ
受注管理は、企業にとって重要なプロセスです。このプロセスには多くのステップが含まれ、ミスが発生する可能性があります。しかし、販売管理システムや受注管理システム、クラウドERPなどを導入することで、ミスの可能性を減らし、時間を節約することができます。ぜひ、ご検討ください。
