今の日本では、”見積もり管理 “という言葉にまだ馴染みがない方も多いのではないでしょうか。オフィスでは、日常的に見積書が作成され、チェックされています。しかし、見積書の管理を頼まれたとしても、”どうやって管理すればいいの？” と思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。と思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。まず、管理の目的と課題について見てみましょう。
見積管理とは？
見積書を作成する際には、正確であることが重要です。見積書を作成するにしても、受け取ったものを確認するにしても、内容も金額も適切でなければなりません。さらに、スピードも重要です。小切手の発行に時間がかかると、他の業務の効率に影響する可能性があります。
企業や組織によって仕組みは異なりますが、作成だけでなく、複数人による承認の流れが必要です。このような見積書に必要な内容、金額の妥当性、発行までのフローを管理するのが見積管理である。定義を広げると、見積書作成に関わるノウハウやデータの蓄積も含まれます。
見積管理の課題
見積書管理を効果的に行うためには、いくつかの課題があります。第一に、Excelなどで見積書を作成する際に、情報の一元化や共有が難しく、データの断片化や属人化が進んでしまうことです。そのため、リアルタイムで進行しているプロジェクトであっても、過去の見積書や他のスタッフが作成したデータを参照することが難しくなっています。また、単価などの重要な情報が共有されていない場合もあり、適切な内容・金額の見積もりを作成することができません。
さらに、内容別に成約率や利益率を分析することは売上に大きく影響しますが、見積もり情報を適切に蓄積・活用できないことで、営業戦略に悪影響を及ぼすことも少なくありません。前述したように、見積書の発行に時間がかかることは、ビジネスチャンスの喪失にもつながります。これは、見積書管理にまつわる課題の一つです。
販売管理システムを利用して見積管理をスムーズに
販売管理システムは、前述した多くの見積管理に関する問題を解決できるツールです。そこで、以下にシステムのメリットをご紹介します
ペーパーレス
見積書は、Excelのテンプレートを用意し、自社の製品・商品・サービスの種類、単価、数量などを記載して作成する企業が多いようです。また、紙ベースの見積書を発行する場合、プリントアウトして手渡しや郵送で提示するという流れがあります。見積管理システムの主な機能は、製品・商品ごとの価格をデータベースで管理し、簡単な入力操作だけで見積書を作成できること、PDFやメール送信、ブラウザ閲覧により発行までのプロセスをペーパーレスで行えることです。また、過去に作成した見積書をパターン化し、商品名を統一することで、類似案件の見積書作成が容易になるというメリットもあります。
どこでも編集・作成が出来る
見積書の作成は、スピードが命です。コスト削減だけでなく、競合他社に対する競争力にもつながります。時には、営業担当者の商談の最中に、その場で見積書を作成する必要がある場合もあります。見積管理システムを使えば、モバイル端末を使って、どこからでも見積データベースにアクセスすることができます。これなら、支店や営業所、顧客会議室など、どこにいても見積書を作成し、提示することができます。
業務改善につながる
取引を成立させるために、見積書を提出することは言うまでもありません。しかし、営業戦略や財務戦略などのトップマネジメントは、提出後の契約状況や売上、利益など、各見積りの進捗状況を把握できていないケースがあります。見積管理システムは、過去の見積情報と、見積の成約率や個別契約の利益率などのデータを連携させることで、この問題を解決しています。これらの情報は、分析データとして出力されます。このシステムを利用することで、企業は理想的な成約・利益となるような価格設定を行うことができるのです。
まとめ
今回ご紹介した見積もり管理システムは、あくまでも一般的なものです。適切に導入・運用すれば、どんな企業でもその恩恵を受けることができます。さらに、自社独自の見積管理システムの活用方法を見つければ、より大きなメリットを生み出すことができるでしょう。
また、見積管理システムは他のシステムと連携して初めて効果を発揮しますので、クラウドERP（統合基幹業務システム）や販売管理システムを導入することも非常に効果的です。
